Zeiterfassungssysteme haben sich schon lange auf dem Gebiet der Arbeitsoptimierung bewährt. Wir zeigen in diesem Artikel, was ein Zeiterfassungssystem in Ihrem Unternehmen leisten kann!
Shadow-IT in deinem Unternehmen - Fluch und Segen zugleich?
Private Geräte und Software in deinem Unternehmen?
Wenn dein Unternehmen expandiert, wächst parallel auch die Diversität der verwendeten Hard- und Software. Dies macht eine eingehende Überwachung und Management dieser IT-Ressourcen zunehmend besonders wichtig. Ein besonders sensibler Bereich ist der Gebrauch von persönlichen Geräten und unautorisierten Anwendungen im Arbeitskontext. Solche Praktiken, bekannt als Shadow-IT, können einerseits gefährliche Sicherheitsbedrohungen darstellen, andererseits bieten sie auch Chancen, die Effizienz deines Unternehmens zu steigern. Aber was steckt eigentlich hinter dem Konzept der Shadow-IT und warum ist es gefährlich und gleichzeitig doch irgendwie wichtig?
Was ist Shadow-IT?
Shadow-IT umfasst den Einsatz von Technologien und Softwarelösungen innerhalb eines Unternehmens, die nicht offiziell von der IT-Abteilung genehmigt wurden. Hier sind einige gängige Beispiele:
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Nutzung eigener Cloud-Dienste: Es kommt vor, dass Mitarbeiter eigenständig beschließen, Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive für das Speichern und Teilen von Arbeitsunterlagen zu nutzen, ohne eine formelle Zustimmung der IT-Abteilung eingeholt zu haben.
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Autonome Softwareinstallationen auf Firmengeräten: Mitarbeiter, die auf eigene Faust Software installieren, weil sie glauben, dass diese Tools ihre Arbeit erleichtern, ohne dass sie dafür grünes Licht von der IT bekommen haben, erhöhen das Risikopotenzial für das Unternehmen.
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Nutzung persönlicher Geräte für die Arbeit: Der Einsatz eigener Smartphones oder Laptops für berufliche Zwecke ohne offizielle Erlaubnis mag bequem sein, birgt jedoch Risiken, insbesondere wenn diese Geräte nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Zahlreiche Cyberangriffe können auf den Einsatz unsicherer Geräte und Software im beruflichen Umfeld direkt zurückgeführt werden!
Das Potential für dein Unternehmen erschließen
Trotz einer oft kritischen Betrachtung kann Shadow-IT auch positive Effekte auf dein Unternehmen haben, indem sie umständliche und ineffektive IT-Prozesse umgeht und so die Arbeitsprozesse beschleunigt. Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, diese informellen Praktiken zu prüfen und eventuell als erprobte Lösungen ("Proven Practices") fest zu etablieren, was die betrieblichen Abläufe erheblich optimieren und effizienter machen kann.
Mitarbeitermotivation fördern
Indem Mitarbeitern die Freiheit gegeben wird, eigene Vorschläge für effizientere Arbeitsmethoden zu entwickeln und einzubringen, kann deren Motivation und somit die Gesamtleistung des Unternehmens gesteigert werden. Positive Rückmeldungen auf solche Eigeninitiativen fördern zudem die Arbeitszufriedenheit langfristig.
Effektive Strategien im Umgang mit Shadow-IT
• Eine Kultur der Offenheit etablieren
Indem ein offener Austausch über innovative und effizienzsteigernde Vorschläge gefördert wird, kann die IT-Abteilung passende und sichere Lösungen finden, die breite Akzeptanz im Unternehmen finden und zusätzlich noch den geltenden Sicherheitsstandards entsprechen.
• Klare Richtlinien setzen
Durch die Einführung deutlicher Richtlinien und die regelmäßige Durchführung von Sicherheitstrainings wird das Bewusstsein des gesamten Teams für die Risiken von Shadow-IT geschärft und sichergestellt, dass alle Mitarbeiter informiert bleiben.
• Flexible IT-Lösungen bereitstellen
Das Ziel besteht darin, anpassungsfähige IT-Lösungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegenkommen und so den Einsatz nicht autorisierter Technologien reduzieren.
Shadow-IT: Ein Balanceakt zwischen Risiko und Chance
Die Verwendung nicht genehmigter Hard- und Software birgt sowohl die Möglichkeit für Innovationen und Effizienzverbesserungen als auch Sicherheitsrisiken. Ein proaktiver und transparenter Ansatz ist entscheidend, um die Vorteile für dein Unternehmen zu maximieren und gleichzeitig für Sicherheit zu sorgen. Falls du Unterstützung im Umgang mit Shadow-IT benötigst, stehen wir dir natürlich gerne zur Seite. Kontaktiere unsere IT-Experten bei aptaro in Berlin für weiterführende Informationen. Wir sind Spezialisten darin, die IT-Effizienz deines Unternehmens zu steigern, ohne dabei Kompromisse bei den Sicherheitsstandards einzugehen.
