Die Zeit zwischen Weihnachten und dem neuen Jahr ist für viele Unternehmer eine gute Gelegenheit, über neue Geschäftsprozesse nachzudenken. Wir haben hier einige Tipps für Sie zusammengeschrieben, die Sie auch im neuen Jahr weiter nach vorne bringen können.
Mail Archivierung automatisieren - Weniger Stress mit Mailstore
Speicherung ist Pflicht!
Als mittelständisches Unternehmen in Deutschland bist du leider dazu verpflichtet, geschäftlich relevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Diese Pflicht ergibt sich aus verschiedenen gesetzlichen Regelungen in der EU und hat weitreichende Auswirkungen auf die tägliche Praxis deines Unternehmens. In diesem Artikel erfährst du, warum die Mail-Archivierung so wichtig ist, welche gesetzlichen Vorgaben du einhalten musst und wie du mit professionellen Tools wie MailStore diese strengen Anforderungen effizient umsetzen kannst.
Warum ist die Mail-Archivierung wichtig?
Die Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzlich geregelte Pflicht, sie bringt auch zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen mit sich. Erstens stellt die Archivierung von E-Mails sicher, dass du im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder Prüfungen alle relevanten Dokumente lückenlos vorlegen kannst. Zweitens erleichtert ein gut organisiertes Archivsystem den schnellen Zugriff auf ältere E-Mails, was die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen optimiert. Drittens entlastest du durch die Archivierung nicht mehr benötigter E-Mails deine Mail-Server und sparst ordentlich Speicherplatz.
Gesetzliche Vorgaben zur Mail-Archivierung
In Deutschland gibt es klare rechtliche Vorgaben für die Archivierung von E-Mails. Diese sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgeschrieben. Nach § 257 HGB müssen Geschäftsbriefe, darunter auch E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen, sechs Jahre lang archiviert werden. § 147 AO schreibt vor, dass steuerlich relevante E-Mails und Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Zudem verlangen die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD), dass die E-Mail-Archivierung revisionssicher und unveränderlich erfolgen muss. Diese Gesetze gelten unabhängig von der Unternehmensgröße und betreffen somit auch mittelständische Unternehmen wie deins.
Übrigens: Wir können dich auch dauerhaft von nervigen SPAM-Mails befreien! Erfahre in diesem Blogartikel, wie wir das für dich machen können:
Was muss archiviert werden?
Nicht alle E-Mails müssen archiviert werden. Wichtig ist, dass du geschäftsrelevante E-Mails, die steuerliche oder rechtliche Bedeutung haben, aufbewahrst. Dazu gehören E-Mails, die Geschäftsabschlüsse, Auftragsbestätigungen oder Vertragsänderungen betreffen sowie Rechnungen und Buchungsbelege, die gemäß den steuerlichen Vorschriften zehn Jahre archiviert werden müssen. Ebenso gehören dazu E-Mails, die die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Geschäften betreffen.
Herausforderungen bei der Mail-Archivierung
Die Mail-Archivierung kann komplex sein, insbesondere wenn es darum geht, die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu erfüllen. Die wichtigsten Herausforderungen hierbei sind die Revisionssicherheit, der Datenschutz und die Verfügbarkeit. Die E-Mails müssen so archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können und im Originalzustand bleiben. Die Archivierung muss den Datenschutzbestimmungen entsprechen, was bedeutet, dass personenbezogene Daten nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden dürfen. Zudem müssen archivierte E-Mails schnell und einfach zugänglich sein, insbesondere im Falle einer Prüfung oder eines Audits.
Tipps für die Umsetzung der Mail-Archivierung
Um die Mail-Archivierung in deinem Unternehmen erfolgreich umzusetzen, solltest du klare Richtlinien entwickeln, die festlegen, welche E-Mails archiviert werden müssen, wie lange sie aufbewahrt werden und wer dafür verantwortlich ist. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter die Richtlinien zur Mail-Archivierung kennen und verstehen. Regelmäßige Schulungen helfen, das Bewusstsein für die Bedeutung der Archivierung zu schärfen und die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen. Darüber hinaus solltest du regelmäßig überprüfen, ob die Archivierung korrekt durchgeführt wird und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, was durch interne Audits oder externe Prüfungen geschehen kann. Achte darauf, dass die Archivierung den Datenschutzbestimmungen entspricht und E-Mails mit personenbezogenen Daten nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
MailStore: Die Lösung für dein Unternehmen
Um die Mail-Archivierung effizient und rechtskonform zu gestalten, bietet sich die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen an. MailStore ist eine solche Lösung, die aptaro verwendet und die viele Vorteile für dich und dein Unternehmen bietet. MailStore archiviert E-Mails automatisch und unveränderlich, wodurch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt wird. Mit leistungsstarken Suchfunktionen findest du schnell und unkompliziert jede archivierte E-Mail. Durch die Auslagerung archivierter E-Mails sparst du Speicherplatz auf deinen Mail-Servern und verbesserst die Performance. Zudem erfüllt MailStore alle Anforderungen der GoBD und sorgt dafür, dass deine E-Mail-Archivierung revisionssicher und DSGVO-konform ist. Du schlägst also alle Fliegen mit einer Klappe!
Vorteile der Nutzung von MailStore
MailStore bietet nicht nur eine zuverlässige Lösung zur E-Mail-Archivierung, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen mit sich. Durch die Optimierung der Speicherplatznutzung und die Verringerung der Last auf den Mail-Servern kannst du langfristig Kosten sparen. MailStore lässt sich schnell und unkompliziert in deine bestehende IT-Infrastruktur integrieren, sodass du ohne großen Aufwand von den Vorteilen der Archivierung profitieren kannst. Die intuitive Benutzeroberfläche von MailStore erleichtert die Handhabung und ermöglicht es deinen Mitarbeitern, schnell und effizient auf archivierte E-Mails zuzugreifen. Mit MailStore bist du auf der sicheren Seite, was die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben betrifft. Die Software erfüllt alle relevanten Anforderungen der GoBD und DSGVO und sorgt dafür, dass deine E-Mail-Archivierung stets rechtskonform ist.
Zukunft der Mail-Archivierung
Die Anforderungen an die Mail-Archivierung werden sich in Zukunft weiterentwickeln, insbesondere im Hinblick auf zunehmende Datenmengen, Cyber-Sicherheit und sich ändernde gesetzliche Vorgaben. Es ist daher wichtig, dass du und dein Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleiben und die Archivierungsprozesse regelmäßig überprüfen und anpassen. Mit einer flexiblen und skalierbaren Lösung wie MailStore bist du bestens für die Zukunft gerüstet und kannst sicherstellen, dass deine E-Mail-Archivierung auch langfristig den Anforderungen entspricht.
Kennst du eigentlich unsere Managed Services? Wir nehmen dir einfach alles rund um die Wartung und Pflege deiner gesamten IT ab. Und das zum monatlichen Festpreis! Hier gehts zum Blogartikel:
aptaro macht E-Mail-Archivierung in Berlin!
Die Mail-Archivierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftsalltags für mittelständische Unternehmen in Deutschland. Sie sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung bei. Mit der richtigen Softwarelösung wie MailStore kannst du die Herausforderungen der Mail-Archivierung mühelos meistern und sicherstellen, dass alle relevanten E-Mails revisionssicher und DSGVO-konform archiviert werden.
Selbstverständlich unterstützen wir dich und dein Unternehmen bei der Implementierung, Wartung und Pflege deiner Mail-Archivierung. Du weißt nicht, wo du anfangen sollst und möchtest das ganze Thema lieber in die vertrauensvollen Hände eines IT-Experten geben? Kontaktiere uns doch einfach mal über das Formular oder ruf uns an. Gemeinsam machen wir dein Unternehmen effizienter und sicherer!
